信息化管理在无锡商业大厦成长

高杰

    江苏无锡商业大厦集团有限公司是无锡地区一座以购物为主，集餐饮、娱乐、服务等于一体的现代化大型综合性国有商业企业，营业面积达4万平方米，1995年兼并了位于无锡火车站的二百商厦，2000年整个集团销售达20亿元，在江苏省乃至全国名列前茅。
    商厦MIS-POS系统自1995年实施运行，能够支持日常的业务操作，但对于更高层次的需求则显得力不从心。随着商厦经营规模的不断扩大，系统所需处理的数据量大大增加，原先使用的小型数据库系统软件已不能适应当今高性能、安全性、易用性应用系统的开发。同时，传统“售价核算、进销合一”的管理模式亦无法满足高度竞争情况下降低成本、提高资金利用率的需求。
    为了对内实现科学管理，对外提供便捷、全面的优质服务，商厦领导经长期调研，决定与集成商合作，实施新的计算机综合管理信息系统，以提高企业整体管理水平，实现良好的经济、社会效益，在竞争激烈的商业环境中求得快速发展。无锡商厦集团新的商业管理系统结合商场进销分离、一级核算、统一进货、统一配送的管理经营模式，实现商品进、销、调、存管理的现代化，并在此基础上计算与分析企业的资金流转状况、财务数据、统计分析数据，使商品经营管理、资金管理、人事劳资管理、资产管理、商情信息管理等方面的数据采集、传递、处理、存储、查询与输出一体化，以提高企业整体的管理水平和企业的经济效益。

系统配置及功能
    整个系统为集中式管理模式，服务器采用IBM RS6000 H70 * 2 和7133 D40磁盘阵列，通过HACMP构成双机集群，从而提升容错能力。系统软件平台采用AIX UNIX；数据库为 Sybase ；应用软件采用北京长益公司的商友信息系统。
    无锡商业大厦的系统由业务、财务、劳资三大块构成（如图）。其中业务管理又可分为前台销售终端和后台商品流转两部分。
    前台销售终端系统直接面向顾客，进行数据采集，与后台“销售管理”紧密相连，共同完成商品的销售、退货、打折业务，支持现金、支票、电子消费卡、信用
卡等实时支付方式。为了应付突发事件和便于收银员的工作，系统还提供了暂存暂退、热键定义、会员卡读写、通买通付等功能。
    后台商品流转系统包括系统管理、合同管理、物价管理、进货管理、库存管理、销售管理、结算管理、统计管理等子系统。各部分之间既相互制约又相对独立。合同管理、结算管理与供货商关联紧密，“合同”又经由“物价”联系“进货”、“销售”、“库存”，成为贯穿系统始终的主线，保障着进销调存业务的统一、规范进行。而“决策分析”和“电子商务”则作为未来项目实施外挂。用友财务软件通过“业务财务接口”与商友系统的业务模块相连，实现进销存会计凭证的自动生成，经财务软件提取，作为会计入账的依据。
    人事劳资是一个相对独立的子系统，它以人员和工资为两大管理对象，对商场所有人员的人事档案及工资发放进行管理，为人事部门掌握各类人员的动态情况提供了极大的便利。

系统的特点
    整个系统本着“集中、统一、精简、高效、流畅”的指导思想，实现了进销分离、专业分工、单品管理、进价核算、集中管理、规范运行、一级核算、统一结算的管理模式。具体特点如下：
○采用单品管理、进价核算
    按照传统的管理方式，零售业一般采用售价计算综合毛利率，这样可以简化核算过程，但也存在着成本计算不实、变价手续繁琐等许多弊端，造成管理不严谨。为此，商厦选择了单品管理、进价核算的方式。通过这种方式，一方面能增强管理力度，对每个商品的价格、库存、成本、销售实行全面控制；另一方面，实行单品管理也是进行决策分析和进军电子商务的前提条件。
○进销分离、集中管理、结算公开
    过去，商厦实行的是部门管理、进销合一的管理模式，所有的业务环节都围绕柜组进行，“应进多少、销了多少、该结多少”只有柜组长清楚，这种人为管理成分过重的方式必然导致“账外循环”、“结人情账”、“多付款”等现象的存在。
    企业改制之后，系统实行进销分离，集中管理。进货、销售、结算三权分离。三者既相对独立，又相辅相成，互为监督。采供部负责新品引进、合同的统一审录；卖场负责销售；商品由配送中心统一进货、配货，另辟结算中心专门负责结算厂商应付款。
    通过“进销分离”，一方面杜绝了传统方式下“暗箱操作”的管理漏洞，同时也为集团向大物流、大配送规模的拓展打下了坚实的基础。
通过“集中管理”，商品流转由原来一个部门全程负责转变成各环节职责分工，由各职能部门协作完成。各部门协作过程中，必须以规章为准绳，按规办事，从而保证了商品流转的畅通。
    而结算中心的独立，杜绝了过去经济交往中拖欠货款、付人情账等问题。实现计算机管理之后，由系统依据合同签定的结算方法、扣率等条款，实销实结，供应商只需在约定的结算日，持磁卡到结算中心调出资料，根据打印出的单品结算清单，核对无误后结款。这样，极大地方便了供应商，维护了他们的利益，同时也规范了商厦的管理，实现了双赢。

目前的不足
○管理上实现了进销分离，但体制上未完全实现进销分离。
    采供部与卖场在计算机管理上是分开的，但由于各卖场经理又兼了采供部经理，这种体制上的进销合一渐已成为阻碍商厦管理进一步完善的主要桎梏。
○规章制度的落实力度不够。
    在系统运行过程中，还存在着有章不循、违约不纠的现象，如定单、进货单未按规定流转等问题，阻碍了整个系统优越性的发挥。

下一步打算
○建立决策支持系统
    商厦在提高现有系统规范化程度及确保数据准确性的同时，将进一步进行深度的数据挖掘，以期通过对进销存数据的分析，为集团领导提供决策依据，使企业能以信息经济和知识经济的思维方式在现代市场竞争环境中正确定位，确立竞争优势。
○网上管理，提高市场竞争力
    商厦将在完善现有计算机管理系统的基础上，先从优选供应商着手，建立B2B网站，以会员制方式，让各供货厂商上网查询商品的进销存及结算情况，做到“网上下单、银行结算”，进行供应链管理。
    当然，网站上还可以发布商品信息，让市民进行网上购物。除此之外，商厦还准备让一些总代理、总经销的商品上网进行批发销售，扩大影响面，从而形成新的业务增长点。
    时至今日，集团本部商业管理信息系统已运行半年有余，状况良好，并且在提高工作效率、加强监督控制、建立扩张基础方面取得了很好的效果。目前，系统在集团所属二百商厦的推广工作正在积极实施之中。两地主服务器通过光纤直联，不同网段经由CISCO路由交换机可实现互访。下一步，将在整合和优化系统的基础上，将传统的百货业态（商业大厦、二百商厦）与连锁超市（百业超市）系统联网，建立起集团公司商贸业态的城域网，实现全集团范围内物流、资金流、信息流三位一体的从进货、入库、配货到销售、退货、返厂的动态管理。
    （作者为无锡商业大厦信息中心经理）
    

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