现代信息管理技术在大明连锁

洪秋芳 赵丽梅

    北京市大明眼镜公司是一个具有64年悠久历史的老字号眼镜专业公司，是一家集眼科检查、验光配镜、加工定制、修理服务于一体的现代连锁经营企业。截止2000年底，大明连锁分店达34家，销售额突破1亿元，利润超千万元。
    大明管理信息系统的建立，是随大明连锁的不断发展而逐步完善的。一方面，连锁的发展对计算机应用提出了客观需要；另一方面，计算机的应用又极大地提高了连锁的管理水平，推动了连锁的快速发展。从1996年开始,大明从一个单店经营企业发展为具有30多家分店和一个初具规模的配送中心，眼镜零售额居全国眼镜行业之首的连锁经营企业。大明于2000年底改制为股份有限公司，初步建立起了现代企业制度。大明的计算机应用也从财务记账、办公室打字、单机应用等简单方式，发展到人财物、进销调存、采购配送、连锁店运营管理、人员绩效管理等全面计算机网络化管理，各部门、各连锁店全面联网、各子系统相互衔接、数据自动化转接程度较高的网络体系。

实行计算机管理先要
充分考虑行业的特殊要求
    1996年下半年，大明在开始酝酿发展连锁经营的同时，就以一种战略的眼光意识到，连锁经营在提升企业组织化程度的同时，对企业管理也提出新的挑战，只有在不断更新管理手段，提升管理水平的基础上，连锁经营才能得到健康、快速地发展。因此1996年下半年，大明建立起了总部和王府井店的局域网，并很快开发和应用了总部的财务管理子系统、采购配送中心的进销存管理子系统。
    计算机在财务上的应用，除实现了财务数据处理准确率和效率更高这一基本优点外，还解决了眼镜定制加工成本核算繁琐、费时的问题，并大大节约了人工成本。2000年大明连锁店发展到30多家，眼镜零售额增加了近一倍，财务工作量也随即翻了几番。大明在单店经营时，有财务人员10个，而当大明连锁店发展到30家的时候，全部财务工作仍是由这10位员工完成，这是靠手工处理不可能实现的。采购配送部是继财务部之后应用计算机管理系统的第二个部门。在传统的眼镜行业中，镜片由前台开单后台配货，但前台营业员开具定镜单时，是在不掌握镜片实物库存和镜片动态库存的情况下，对每一位顾客做出按时交付订单加工承诺的。在实际工作中，要满足顾客需求，前台营业员需要随时掌握每一种镜架、每一种镜片不同度数的库存。大明采购配送部的进销存管理子系统从系统建设之初就充分考虑到眼镜零活加工经营业务的这种行业特殊需要，将每个镜架、每只镜片等每件商品都设计为单品管理，既要管数量，以满足前台销售对镜片、镜架的查询，从而确认能否承接定单；又要管金额，以便与财务管理子系统衔接，共享商品成本核算和账务处理的数据，减少单据重复录入的人工成本和误差，解决了长期以来，经营管理者无法准确掌握实际库存状况，库存结构不合理，造成不必要的库存积压等问题。
    此外，计算机管理系统可以从多角度分析及处理数据，使得信息分析的广度、深度大大拓展。以前我们只能通过盘点获知某种商品的真实库存并编制报表，这种方法不但耗费大量的人力，而且报表的分析范围很有限。计算机管理系统提供的报表结构合理、类别多样，既可纵向对比，又可横向分析，对经营管理和决策的指导性更强，而且数据直接采取，时效性大大提高。
    随着大明连锁经营的发展，连锁网点的增多，连锁规模的扩大，许多经营管理问题浮出了水面，表现为总部与分店的信息沟通与反馈不及时和不对称，物流效率低。如分店不能自动查阅采购配送中心的库存，补货只能通过电话查询、发传真、来人调货等方式，耗时、低效；分店因怕频繁调货和库存缺货，调货量常常过多，而总部又不掌握各分店的库存明细，导致库存量居高不下。为加强对连锁店的管理，有效地控制库存，大明又开发和使用了连锁店运营管理子系统。连锁店运营管理子系统使用后，分店能够随时查阅配送中心库存，可以通过网络要货，要货时只要将要货品种、数量输入计算机并确认后，配送中心就能直接打印出调拨单，及时配货，在当天或次日将货送到分店。配送中心也可以从网上查询各分店的进销存情况，据此指导和调剂各类商品在各分店的分布，使整个连锁公司的库存联动起来，防止出现库存死角。总之，计算机应用不仅提高了效率，而且有效控制了配送中心的总库存和连锁分店的分库存。

系统建设应分布实施，
不能一步到位
    企业的管理信息系统（MIS）的建立是一个复杂的系统工程，尤其是眼镜行业定制业务比例高，一副眼镜就是一个批量，售前服务、售中服务、售后加工所经过的工序多、环节多、流程复杂。MIS系统不可能把所有的经营需求、管理需求和服务需求一次就全部管理起来，管理信息系统的开发和应用是一个逐步完善的过程。
    大明MIS系统的建设就是采用了先易后难、循序渐进的方法，分步开发、分步实施、不断完善。目前已经应用的每个子系统都经历了两次以上版本的提高过程，而且是越开发越好，越用越好用。如果开发之初就想一步到位，把全部业务都管起来，可能会导致什么都管不好，不仅系统开发的时间和试用过程会拖得很长，而且会影响企业运用计算机的信心，严重的还会导致计算机运用的失败。
    为了使大明计算机管理系统在管理及应用上能够少走弯路，系统开发人员和需求分析人员多次到天津、四川成都、广东等地参观学习，就计算机管理在眼镜行业中的应用进行调研，博采众家之长，少走了很多弯路。

“一把手”重视是
系统建设成功的关键
    大明领导班子高度重视计算机管理信息系统在连锁经营中的应用，“一把手”直接参与总体方案的讨论和重要问题的决策。管理相关业务的副总经理每次都参加和主持需求研讨、模式实现、问题解决等计算机应用方面的会议，并针对方案成熟的，当场拍板，定出完成时间及实施进度计划表，要求主管领导直接追踪执行情况，确保计算机应用的方案最终落到实处；不能当场解决的，明确负责的部门和人员，限期拟定出可选方案，报有关领导决策，避免议而不决。
    大明在组织和资金运作上也确保计算机管理系统的开发和应用。开始时，大明计算机中心是一个附属在其它部门的执行机构，协调各方面的业务有一定难度。为加快计算机管理系统的开发与应用，大明以原计算机中心为基础成立了信息部，专门负责计算机管理系统开发与应用的总协调。信息部成为了开发商与大明各业务部门之间沟通的桥梁，能及时协调和督促各方按已决定的方案、时间进度落实各项工作，真正促进了计算机的开发和应用。信息部经理由主管副总经理兼任，以前很多不好协调的工作变得容易和方便了，解决问题的力度加大、速度加快了。

建立网站为B to C做准备
    此外，为了适应网络经济和电子商务的发展，大明于2000年8月建立了自己的网站。大明企业网站的定位是：借助现代网络技术手段和平台宣传企业形象，传播眼镜消费知识，开展信息沟通与交流。大明网页主要介绍的是企业概况、护眼常识、验配常识等相关内容，在网站上塑造了“大明博士、大明医生”等专业形象代言人，开办专业知识讲座，答复顾客咨询。大明网站现在所做的工作还属于非常初级的起步阶段，以后将逐步扩大网站的应用范围，提高其利用价值。例如，在2001年春节促销，大明举办了“点击大明网站，轻松成为大明会员”的促销活动，收到了很好的效果。在不到一个月的时间内，大明网站的点击次数达到4000多人次，1400多人注册成为大明会员。这些数字相对于大型公共网站来说数字很小，但对于一个投入不多的企业专业网站来说效果是非常明显的。2001年第二季度大明更换新的VI（视觉传达设计），同时网站的风格也进行了改变，页面色彩更加大胆，内容也进行了增加。
    大明网站从建立之日起就注意收集、分析顾客电子邮件及其所反映的需求，为将来开展针对顾客需求的B to C电子商务积累资料。2001年9月，大明眼镜股份有限公司与数字王府井科技有限公司签订合同，使用数字王府井科技有限公司提供的电子商务平台，准备进行初步的电子商务尝试，为将来进行整体的数字化工程做好准备。
    （作者单位：北京市大明眼镜公司信息部）